إختصاصات دائرة الوثائق:تختص دائرة الوثائق بممارسة اختصاصاتها التفصيلية المنصوص عليها في المادة رقم: (42) من المرسوم السلطاني رقم: (60/2007) التي تنص على التالي: تتولى دوائر وأقسام الوثائق بالجهات المعنية تطبيق القواعد والنظم والإجراءات التي تعتمدها الهيئة لإدراة الوثائق الجارية والوسيطة كما تتولى ما يأتي:
- إعداد نظام تصنيف الوثائق وجداول مدد استبقائها والأدوات الإجرائية اللازمة لإدارة الوثائق.
- القيام بالأعمال المتعلقة بالبريد.
- تقديم الدعم الفني للموظفين في تطبيق القواعد والنظم المقررة للوثائق.
- تقديم المساندة الفنية للموظفين في عملية تحويل الوثائق الجارية إلى مكان حفظ الوثائق الوسيطة.
- إدارة الوثائق الوسيطة وإتاحتها للجهات المنشئة لها عند الطلب.
- ترحيل المحفوظات إلى الهيئة.
- إتلاف الوثائق التي انتهت المدة القانونية لحفظها وفق القواعد المقررة.
- المشاركة في الفعاليات التي تنظمها الهيئات والمنظمات ذات العلاقة داخل البلاد وخارجها.
وتضم هذه الدائرة الأقسام الآتية: قسم البريد: ويختص بالآتي:- تسجيل البريد الصادر والبريد الوارد بالجهة المعنية وفقاً للتسلسل العددي والزمني مع الأخذ بعين الاعتبار لنظام تصنيف الوثائق المعتمد لدى الجهة.
- تسليم أصول البريد الوارد إلى التقسيمات المعنية بالجهة وحفظ نسخ منه.
- توجيه البريد الصادر إلى الجهات المعنية وحفظ نسخ منه وإرجاع نسخ للجهة المنشئة.
- مساعدة تقسيمات الجهات المعنية في الحصول على نسخ من البريد الصادر أو البريد الوارد. ويتم حفظ نسخ البريد الصادر والوارد للمدة المحددة لذلك بجداول مدد استبقاء الوثائق المشتركة بين الوحدات الحكومية.
قسم التنظيم الوثائق: ويختص بالآتي:- إعداد الأدوات الإجرائية المتعلقة بإدارة الوثائق وخاصة منها نظم تصنيف الوثائق وجداول مدد استبقائها ومساعدة الموظفين وتدريبهم على استخدام هذه الأدوات.
- مساعدة الموظفين وتدريبهم على استخدام هذه الأدوات.
- مراجعة نظام التصنيف وجداول مدد استبقاء الوثائق كلما أقتضى الأمر ذلك.
قسم الحفظ: ويختص بالآتي:- إسداء المعونة الفنية إلى تقسيمات الجهة المعنية لتحويل وثائقها التي لم تعد جارية الاستعمال إلى مكان حفظ الوثائق الوسيطة.
- ترتيب الوثائق الوسيطة وحفظها وتنظيم الإطلاع عليها.
- فرز الوثائق الوسيطة ثم ترحيلها إلى الهيئة وإتلافها.